Teambuilding: the agile way

Hoe zorg je ervoor dat mensen met allemaal een andere achtergrond in recordtijd kunnen gaan samenwerken in een nieuwe werkomgeving? Dat vraagstuk resulteerde in mijn grote trots dit jaar: het neerzetten en onboarden van een compleet nieuw middenkader van een nieuwe lokatie van AH Online. Het vierde Home Shop Center (waar de digitale mandjes worden gevuld) in Eindhoven is binnen een aantal maanden ingericht en opgestart.

Met een doorlooptijd van acht weken zijn de nieuwe teamleiders voorbereid op hun uitdaging om een hele nieuwe lokatie op te starten. Een prachtig voorbeeld van een agile aanpak. Snel, effectief en samenwerking in een dedicated team geselecteerd op specifieke vaardigheden.

Het traject bestond uit een combinatie van collectieve sessies, individuele opdrachten, het delen van informatie via een app-groep en vooral ook: successen vieren. Door de vele contactmomenten was bijsturing mogelijk: met zoveel nieuwe mensen was het soms zoeken waar de meeste toegevoegde waarde op een bepaald moment zat.

Het reguliere inwerktraject van nieuwe teamleiders is langer, we moesten dus keuzes maken. Keuzes tussen inhoudelijke inwerktijd en kwalitatieve tijd samen als team. Uit ons gebruikelijk aanbod workshops kozen we degenen die het best konden worden toegespitst op de specifieke setting van teambuilding. Daarnaast doorliep de groep een teambuildingsprogramma.

Lencioni 

Als kader hebben we het model van Lencioni voor teameffectiviteit gebruikt. Zo konden we een logisch programma opbouwen en elke fase vullen met gepaste interventies. Een waar ontwikkelfeest.

Voortkomend uit teamfrustraties bouwt Lencioni zijn model rondom vijf elementen die van van essentieel belang zijn om als team effectief met elkaar te kunnen samenwerken. Er zit een belangrijke volgorde in deze elementen. Vertrouwen ligt aan de basis van een goed functionerend team. Zonder vertrouwen en veiligheid is samenwerking niet mogelijk. Dit is een voorwaarde om je open te willen stellen, conflicten aan te durven gaan. Vervolgens leidt dat tot betrokkenheid en het nemen van verantwoordelijkheid. Pas dan komen er goede of betere resultaten.

Vertrouwen 

Aan de basis van elk goed functionerend team ligt veiligheid en vertrouwen. In dit element gaat het om: durft ieder teamlid zich binnen het team kwetsbaar op te stellen? Durf eenieder om hulp te vragen, fouten te maken en feedback te geven? Uiteindelijk gaat het hier om elkaar (leren) kennen.

Geïnspireerd door een ‘persoonlijke gebruiksaanwijzing’ die jaren geleden eens bij de Flow zat heb ik een gebruiksaanwijzing gemaakt die op een luchtige manier toewerkt naar ieders bijdrage aan het nieuwe team. Bij de eerste ontmoeting van het nieuwe middenkader werden deze posters gemaakt en toegelicht. Mijn favoriet: “ik ben serieus heel goed in…..”. Het kan maar duidelijk zijn! En: de toon is gezet.

2 Conflicthantering

Alle goede (blijvende) relaties hebben constructief conflict nodig om te kunnen groeien. Zonder storming geen performing volgens Tuckman. Vanuit vertrouwen kun je leren goede en levendige discussies te voeren over belangrijke zaken.

We hadden ondanks de korte doorlooptijd gelukkig al na een paar weken materiaal om mee te werken (omdenken!); de druk die langzaam begon op de lopen bracht irritaties met zich mee. Met inzicht in de eigen en elkaars conflicthanteringsstijl, ieders Belbin rol en ‘professioneel roddelen’ hebben we een basis gelegd voor conflicthantering.

3 Betrokkenheid

Betrokkenheid vraagt om een duidelijke koers en prioriteiten zodat het team zonder aarzeling beslissingen kan nemen. Als iedere stem gehoord wordt, is de kans groot dat er breed gedragen besluitvorming is en beslissingen gerealiseerd worden, ook met degenen die aanvankelijk tegen de beslissing waren.

Wij bouwden aan betrokkenheid door het leren van vergadertechnieken en inzicht in besluitvormingsprocessen met de BOB methode: beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming.

4 Verantwoordelijkheid 

Zorg dat er heldere teamdoelen zijn en het gedrag wat daarvoor nodig is is uitgesproken. Dat maakt het makkelijker elkaar aan te spreken op handelen en gedrag. Werken met de cirkel van 8 kan helpen adequaat en inadequaat gedrag bij jezelf en andere te herkennen en te benoemen.

Wij werken met 10 heldere gedragsindicatoren die voor de opening met alle medewerkers zijn doorleefd door middel van teamopdrachten op lokatie.

5 Resultaten 

Focus op specifiek gedefinieerde doelen en maak voor iedereen helder welke resultaten er van het team verwacht worden. Teams die te weinig aandacht voor resultaten hebben, hebben vaak teamleden die het eigen belang boven het belang van het team of de organisatie plaatsen.  Prestaties beoordeel je dan ook op teamniveau. Zorg dat voortgang inzichtelijk is, projecten geëvalueerd en aangepast worden en bovenal: successen worden gevierd!

In een Home Shop Center zijn de teamresultaten helder: productiviteit en kwaliteit. Zo waarborgen we de klanttevredenheid. Deze informatie is realtime beschikbaar dus bijsturen is snel mogelijk.

Persoonlijk klein geluksmoment: na zelf het programma te hebben doorlopen hebben de teamleiders een middag georganiseerd voor al hun nieuwe medewerkers. Het plezier spatte van die middag af. Toen wist ik: we hebben iets goeds in handen.

Maar the proof of the pudding is in the eating: 18 september is de lokatie geopend. Dan kunnen we gaan ervaren wat de kwaliteit is van de samenwerking en welke verbeteringen er zijn aan te brengen voor een volgende lokatie.

Met veel dank aan collega Wilfrid Hoek – Consultant HR learning Albert Heijn

 

BewarenBewaren